Digital im Dialog – Live-Veranstaltungen online gelungen gestalten

Eine Lehre aus dem pandemiebedingten Lockdown ist: Digitale Live-Events sind nicht nur Übergangslösung oder Notfalloption, sondern eine echte Alternative zur klassischen vor-Ort-Veranstaltung. Der Grund: Mehr Menschen können ortsunabhängig und zeitsparend teilnehmen, sich informieren und mitsprechen.

Grundsätzlich lassen sich alle Formen analoger Veranstaltungen auch ins Digitale übersetzen: Vom informierenden Auftaktevent bis zum inhaltlich komplexen Fachworkshop ist alles möglich. Als Impuls finden Sie im Folgenden einige Umsetzungsbeispiele aus unserer Beteiligungspraxis.

Unsere digitalen Ansätze

Virtuelles Meeting als digitaler Auftakt

Ihr Prozess startet auch digital fulminant. Über ein etabliertes Videokonferenz-Tool wie Zoom erreichen Sie viele Teilnehmende, die die einführende Präsentation per Video verfolgen. Wer sich hierzu trotz Privacy Shield Akkreditierung nicht bei einem US-Anbieter einloggen möchte, verfolgt das Video live auf Ihrer Dialogwebsite: Die realisieren wir binnen zwei Werktagen mit unserer in Berlin programmierten und gehosteten DIALOG BOX – DSGVO-konform und mit integriertem Livestream.

So können die Teilnehmenden wahlweise über die Funktionen von Zoom oder über die Q&A-Tools direkt am Livestream auf der Website ihre Fragen stellen. Je nach Zielsetzung der Veranstaltung können auch foliengestützte Präsentationen und weitere Interaktionsmöglichkeiten (wie Kurzumfragen oder Stimmungsabfragen) niedrigschwellig über mentimeter eingebunden werden.

Auch Vorträge von Fachreferent*innen zeigen wir über die genannten Instrumente – ohne, dass sie dafür am gleichen Ort sein müssen. Die Aufnahme-Funktionen ermöglichen uns dabei auch eine langfristige Dokumentation, sodass Interessierte auch zu einem späteren Zeitpunkt in den Prozess einsteigen können.

Als erfahrene Prozessgestalter*innen beraten wir Sie gerne bei der richtigen Auswahl an Instrumenten und unterstützen Sie als Moderator*innen bei der schnellen Steuerung und Beantwortung der eingehenden Fragen.

Das thematische Diskussionspanel

Ähnlich lassen sich auch komplexere Diskussionsformate umsetzen – per Livestream und mit der Möglichkeit, Fragen und Beiträge einzubringen. Über klare inhaltliche Blöcke und indem sich mehrere Protagonist*innen per Videokonferenz zusammenschalten, kann in diesem Format aber auch tiefer in ein Thema eingetaucht werden. So lebt das Diskussionspanel vom Austausch zwischen den Protagonist*innen untereinander und mit den Zuschauenden, sodass mehrere Perspektiven auf ein Thema beleuchtet werden. Umgesetzt haben wir dieses Format zum Thema Digitalisierung der Bildung. Digitalminister Prof. Dr. Andreas Pinkwart und die Ministerin für Schule und Bildung Yvonne Gebauer (beide NRW) diskutierten dazu im Sommer 2020 mit Interessierten. Neben der aktivierenden Rolle können bei solchen Events die Beiträge der Teilnehmenden auch wichtige Hinweise und ungeklärte Fragestellungen enthalten – im Nachgang dieses Events wurden deshalb für maximale Transparenz auch unbeantwortete Fragen beantwortet.

Das interaktive Konsultationsevent

Eine dritte Umsetzungsvariante digitaler Live-Events bezieht Zuschauende noch direkter ein: Hier können Interessierte nicht nur Fragen und Beiträge einbringen, sondern auch selbst über das Interaktionstool Sli.do Rückfragen beantworten.

Von Kurz-Umfragen mit Multiple Choice bis hin zu Wortwolken ist alles möglich, um das Feedback der Teilnehmenden einzuholen, in die Diskussion einzubeziehen und im Nachgang der Veranstaltung auszuwerten und weiter zu nutzen.

Für Zuschauende sind die Interaktionsmöglichkeiten übersichtlich und niedrigschwellig neben dem Live-Stream eingebettet. Für diejenigen, die das Event verpasst haben und im Nachhinein ansehen, werden die Ergebnisse der Feedback-Fragen ins Videosignal eingebunden. Insgesamt lässt sich so mit überschaubarem Aufwand eine abwechslungsreiche Mitmachmöglichkeit umsetzen, an der Interessierte idealerweise in der Mittagspause oder zum frühen Feierabendteilnehmen können. Im Rahmen der Überarbeitung der Digitalstrategie in Nordrhein-Westfalen haben wir dieses Format im Januar 2021 erstmals durchgeführt, und konnte im weiteren Verlauf durch zahlreiche Wiederholungen etabliert werden.

Der kollaborative Workshop

Neben öffentlichen Veranstaltungsformaten lassen sich selbstverständlich auch geschlossene Fachworkshops oder Zukunftswerkstätten in kleineren Runden digital abbilden – verwaltungsintern, mit eingeladenen Stakeholdern oder mit angemeldeten Bürger*innen. Auch Konferenzen mit Kleingruppenarbeit lassen sich über sogenannten Breakout-Räume problemlos umsetzen.

Für die Umsetzung nutzen wir die verbreiteten Videokonferenztools, teilen Präsentationen und arbeiten ergänzend mit digitalen Whiteboards wie Miro oder Conceptboard. Darauf können Teilnehmende ihre Ideen und Meinungen selbst in vorbereitete Vorlagen eintragen. Die Auswertung wird so schon im Workshop vorbereitet. Für Fachworkshops stellen wir erfahrene und geschulte Online-Moderator*innen und greifen auf unsere Erfahrungen aus dem vergangenen Jahr zurück. Einige unserer wichtigsten Learnings: Ziel- und ergebnisorientiert planen, einfache Aufgaben und Toolfunktionen nutzen und erklären, Output vorgeben („3 Ideen“, nicht: „so viele Ideen wie möglich“), Pausen einplanen und einhalten, nicht zu viele Teilnehmer*innen in Arbeitsgruppen sowie angenehme Atmosphäre schaffen mit transparenter Meeting-Netiquette.

Kombination für maximalen Erfolg

Selbstverständlich lassen sich verschiedene Formate auch kombinieren und individuelle Lösungen für Ihren Bedarf finden. Bereits gesammelte Thesen und Ideen oder strategische Fragen aus den Kleingruppen können ebenfalls digital für Feedback geöffnet werden. Wie das digital aussieht, können Sie sich im Online-Dialog zur Fortschreibung des Klimaschutzkonzepts in Erfurt ansehen.

Als digitale Partizipationsexpert*innen gestalten wir gemeinsam mit Ihnen die Methoden und konkretisieren den Ablaufplan. Wir unterstützen Sie gerne bei der Auswahl der passenden Formate, außerdem übernehmen wir den redaktionellen Aufbau der Plattform und bei Wunsch die Moderation der Beiträge.

Ergebnisse sichern

Auch um den gesammelten Input effizient auszuwerten, unterstützt die DIALOG BOX: Mit dem Auswertungs-Werkzeug können Sie Ideen und Kommentare direkt auf der Plattform qualifizieren. Aggregieren Sie Ideen zu handfesten Ergebnissen, reduzieren Sie Dubletten und geben Sie den Teilnehmenden individuelle und öffentlich sichtbare Rückmeldungen für Ihre erfolgreiche Mitarbeit. Der Austausch untereinander funktioniert per Videokonferenz, die Dateneingabe erfolgt am Tool.

Gute Ideen, aber nicht 100% Ihr Bedarf?

Kein Problem. Die Formate sind auch einzeln nutzbar oder bei Bedarf anderweitig kombinierbar. Lassen Sie uns gemeinsam eine Lösung gestalten!

Wir freuen uns über Ihre E-Mail an info@polidia.de oder direkt einen Anruf unter +49 30 97006-355.